La pandemia nos cambió de muchas formas y los almuerzos online son una clara muestra de lo que llegó para quedarse.
Durante el confinamiento las empresas no tuvieron más opción que seguir trabajando a la distancia y se subieron a una modalidad digital que, según parece, nos hizo ver que muchas cosas podían hacerse mejor de otra forma.
Pero hay algo que todos extrañábamos: Los almuerzos de trabajo.
Ya que tenemos que destinar tiempo que usaríamos para otra cosa a asistir a una reunión de trabajo, al menos que el paladar se vaya contento.
¿Qué son y cómo surgen los “telealmuerzos” o reuniones de almuerzos online?
La tradición hospitalaria de muchos países indican que si una persona hace un esfuerzo para encontrarse con otra (como destinar tiempo de su agenda y trasladarse hacia un lugar determinado) entonces quien celebra la reunión debe seguir ciertas normas como anfitrión.
O sea, organizar alguna clase de agasajo, como un almuerzo o cocktail.
Bien.
Durante las primeras instancias del confinamiento las personas aún tenían que reunirse por temas laborales. Y funcionaba así:
Proponemos la hora, nos reunimos y adiós. Sin más.
Pero entonces muchas empresas empezaron a notar algo.
Al no compartir el momento del almuerzo o tiempo de distensión, la reunión carece de “alma”.
El encuentro no tiene más sentido que el estrictamente laboral, y ese es un factor que mata la productividad, proactividad, y sinergia entre los integrantes de una empresa o varias (por eso hoy hay tantas actividades extra laborales para fomentar este espíritu de trabajo en equipo).
Entonces, con restricciones para encontrarse ¿Cómo podían las empresas volver a fortalecer estos vínculos tan importantes para el desempeño de sus colaboradores y partners?
Así fue como llegaron los “telealmuerzos”.
La palabra se explica por sí sola, pero las diferencias entre organizar un almuerzo presencial y uno virtual son muchas.
¿Cómo organizar un “telealmuerzo” (o almuerzo online)?
Sabemos que decirlo es fácil. Mientras un almuerzo presencial es algo que venimos haciendo desde antes que las empresas existan, la necesidad de distribuir un evento en tantos lugares como invitados haya supone todo un desafío.
Vamos a seguir una lista para que organizar el tuyo sea lo más sencillo posible.
Lista de invitados
Es como en todos los almuerzos, pero en este caso hay un tema que debemos tener en cuenta: Los husos horarios.
Si tu reunión se va a realizar con personas de diferentes partes del mundo, seguramente tendrás que reconsiderar si para todos va a ser almuerzo, desayuno o cena, y amoldar la reunión a los horarios de cada uno.
Pero eso es en un caso extremo, si no es el tuyo no te preocupes.
Definir plataforma de videoconferencia
No es lo mismo una llamada de almuerzo, donde las personas no pueden verse la cara, a una videoconferencia, donde se crea una conexión más cercana y personalizada, logrando un mayor índice de interacción y compromiso.
Hoy existen numerosas plataformas que nos permiten realizar reuniones online.
Las más conocidas son Zoom, Jitsi Meet y Google Meet.
Es importante que tengas en cuenta la posibilidad de conectar la plataforma con un calendario para evitar malos entendidos al momento de establecer la hora de la reunión (de nuevo, si tienes invitados de diferentes lugares).
En caso de que todos tus asistentes se encuentren en el mismo lugar, entonces continuar con la organización es bastante más sencillo.
Instrucciones previas
Enviar con anticipación toda la información necesaria para llevar a cabo la reunión con éxito te va a ahorrar muchos malentendidos y pérdidas de tiempo.
Puedes hacerlo por correo electrónico e incluir la siguiente información:
- Hora de conexión y agenda.
- Enlace a la plataforma.
- Si debe descargar alguna aplicación.
- Instrucciones para el almuerzo.
- Modalidad de presentaciones, disertaciones o preguntas.
- Instrucciones para recuperar el audio o vídeo.
Además, ya que el catering va a ser variado (y casi a demanda), podemos pedir información sobre comidas preferidas, o directamente enviar el menú con las opciones si ya tenemos un proveedor definido.
Pero sobre ese tema tan delicado vamos a hablar ahora.
La comida es esencial
Muchas personas reconocen que hablar con un compañero de trabajo cuando hay comida de por medio les ayuda a reconocer el encuentro como reunión social, y no solamente laboral.
O sea, la reunión laboral pasa a tener un tinte de entretenimiento.
Pero hay dos cosas que debemos reconocer, ya que en este caso la logística es el gran obstáculo a sortear.
Para resolver este delicado tema podemos optar entre dos opciones:
- Contactar proveedores locales en la ciudad de cada participante. De esta forma puedes coordinar la entrega de un almuerzo a domicilio para cada uno de los asistentes a la reunión. Pero claro, esto supondría una tarea titánica de búsqueda, órdenes, pagos, facturas, análisis de opciones de menús, y muchas otras cosas.
- La segunda opción es mucho más sencilla: Contratar una empresa que se encargue de toda la logística.
Pero claro, debe tener el alcance para llegar a todos los invitados, su calidad debe ser excelente y que trabajar con ellos sea una solución, no otro problema.
En Miplato cumplimos con todos estos requisitos y gracias a nuestro servicio aportamos soluciones a muchas empresas que ya organizaron sus almuerzos online en España peninsular y Baleares.
Ahora, hemos incorporado productos gourmet, ideales para este tipo de almuerzos, como jamón y embutidos ibéricos, cervezas artesanales, vinos y dulces.
Además los platos para veganos, bajos en calorías, sin gluten (y muchos más) te permiten adaptar el almuerzo a todos los requerimientos y particularidades de tus asistentes.
Si quieres ponerte en contacto para que te ayudemos a planificar el catering de tu “telealmuerzo”, puedes hacerlo aquí.
Ya resuelto el delicado tema de la comida, seguimos con la organización.
Enviar recordatorio
Al no tener que viajar ni cancelar su agenda por varias horas, muchas personas pueden desestimar el tiempo necesario para presenciar la reunión, o incluso olvidarse.
Para evitar este problema, una muy buena idea es enviar un recordatorio por email o mensaje de texto 24 horas antes de la reunión y otro una hora antes de empezar.
Definir moderador
Por más que una cierta estructura sea necesaria, muchas personas reconocen que la falta de estructura en una reunión posibilita el flujo de ideas con mayor facilidad.
De todas formas, puede haber momentos donde es necesario hacer un stop y volver a encarrilar la misma hacia el objetivo original.
Por eso, es importante que al comienzo de la jornada una persona se declare moderadora y sea quien tiene la palabra.
El almuerzo online está servido
Además de aumentar la participación e intimidad entre los invitados, los “telealmuerzos” son una práctica forma de obtener los beneficios de las reuniones presenciales sin tener que saltear los grandes obstáculos de siempre, como:
- Ocupar jornadas enteras de las agendas de todo el mundo.
- Poner a los participantes en vuelos, trenes, coches y hoteles., con los riesgos que conlleva.
- Contar con espacios para las reuniones físicas.
- Contratar personal de servicio para atender a los invitados.
- Separar a los asistentes de sus familias o actividades por mucho más tiempo de lo que es realmente necesario.
Y así podemos seguir.
Sin lugar a dudas, como muchas otras cosas que la pandemia nos hizo ver, los almuerzos online llegaron para quedarse y ser un gran beneficio para todos, una vez que sabemos cómo hacerlo.
Ya sea que necesitas un servicio de catering para tu reunión, o quieras solucionar tu alimentación en el trabajo o en casa, puedes conocer más sobre Miplato haciendo click en este enlace.
Fundador de Bodegas Mezquita, Miplato.es, Método Gas y CongresosDigitales.com. Mentor en la EOI y Andalucía OpenFuture.
